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要开好一场会,必须做好以下三点:一是要弄清会议主题和内容,开会目的,参加人员,哪些领导参加,谁主持?谁主讲?谁介绍情况和一般发言,会议时间和材料等,做到心中有数,心怀整体全局。二是做好会议相关筹备工作,如会议通知,会场布置,材料准备,***台设置等,会议发言人要做重点提前演练。三是会议现场引导,要明确专人负责会场每个具体环节,如登记签到,材料分发,会场***台引导服务,台下引导服务等。这些都做好了,才能确保会议开的成功,准备工作才算圆满。
如何开好一个会议,对于众多职场人而言,各自的工作经历中也都参与各种大大小小林林种种的会议,我相信大家对于冗杂,无头绪又拖沓的会议即反感而又无奈,那么怎样高效率的开好一个会议呢,我要从两个身份及三个方面来说,两个身份指的是组织者和参与者,三个纬度指的是会前会中和会后,接下来通过我的职场经验,我们来说说组织者和参与者在这三个方面怎么做:
1.会前
对于组织者而言,要明确为什么要开这个会议,希望达成什么样的目的,是想宣贯一个重大决定统一下思想还是探讨落实什么样的任务,还是需要了解什么样的问题,接下来可以提前明确几个会议当中需要议定的问题,记到笔记本上,如需ppt可以提前制作,然后确定需要参会的部门人员,协调是否需要人力或者相关行政人员协助通知,根据会议性征和人数确定参会地点,通知信息(时间、地点、主题、迟到惩罚规则等)和简单的物料准备(投影仪、话筒、签字笔、写字版、水、根据时长是否安排预定餐食等)安排会议记录人员。
对于参与者而言,首先确定好时间,会议地点,这两点尤为重要,职场中会议的大忌就是迟到,所以一定守时,有时地点找不准也会影响你按时参会,接下来看看是否有会议主题,根据会议主题,确定下你的看法意见,针对主题有自己明确的想法和见解最好,以备临时发言需要,先确定一个自我的大该思路,再根据现场情况修正发言内容记得,携带笔记本和笔。
2.会中
组织者要把这次会议的议题或者主要的任务有序的明确下来,接下来进行有序安排落实,需要宣贯的落实好,需要执行的确定好责任人安排下去,需要了解的问题弄清楚,涉及到业务的问题一定用数据说话,这样问题会更精准高效,需要头脑风暴的留出时间探讨,达成本次会议目的。
参会者需要积极参与,涉及到本部门或者自身的工作内容明确好记下来,并提出自我意见,会上确定好,会下只有落实了,确定好相应的指标数据,数据很关键,提个醒在会议期间尽量少关注手机,不要因为手机信息忽略了会议的内容,也会给他人留下不好印象。
3.会后
组织者安排相关人员协助会议内容的阶段落实情况,并有反馈要求
参与者根据会议的内容及任务要求及时进行安排执行并主动反馈。
会议前准备工作要做好:
1.会议的主题是什么。
2.会议view问题点。
3.参加会议人员,及时邮件及电话通知。
4.提前预订号会议室。
5.预计会议时间。
6.会议记录谁来做。
7.会议问题点必须要给出 DRI/Due day.
8.问题点追踪,事项的追踪结果,谁来跟催进度。
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